Proforma Fatura ve Gümrük Evraklarını Doğru Hazırlama

Kısa cevap: Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce düzenlenen ve teklif niteliği taşıyan belgedir; ticari fatura ise satış gerçekleştikten sonra düzenlenen resmî belgedir ve gümrükte beyanın dayanağıdır. Gümrükte takılan gönderilerin büyük kısmı evrak hatasından kaynaklanır ve en yaygın hata belirsiz ürün açıklamasıdır — "hediyelik eşya", "aksesuar" gibi ifadeler gümrük memurunun paketi açmasına yol açar. Doğru açıklama malzeme + ürün türü + kullanım amacını içerir.

Proforma fatura ile ticari fatura farkı

Bu ikisi sık karıştırılır ve yanlış olanı düzenlemek süreç uzatır.

Pratikte: e-ticaret satışı zaten gerçekleşmiş olduğu için gümrüğe sunulan belge ticari faturadır. Proforma fatura daha çok B2B işlemlerde, alıcı sipariş vermeden önce fiyat, ödeme ve teslim şartlarını görmek istediğinde kullanılır.

Faturada bulunması gereken bilgiler

Gümrüğün beyanı doğrulayabilmesi için şu alanlar eksiksiz olmalı:

Taraflar

• Gönderici (satıcı) unvanı, tam adresi, vergi numarası, iletişim bilgisi
• Alıcı adı/unvanı, tam adresi, telefon ve e-posta
• Farklıysa: ithalatçı (Importer of Record) bilgisi

Belge bilgileri

• Fatura numarası ve tarihi
• Para birimi

Ürün bilgileri (her kalem için ayrı satır)

• Ayrıntılı ürün açıklaması
• HS/GTİP kodu
• Menşe ülkesi
• Miktar ve birim
• Birim fiyat ve satır toplamı

Ticari şartlar

• Teslim şekli (DDP / DAP-DDU / diğer Incoterms)
• Toplam tutar
• Kargo bedeli (ayrı gösteriliyorsa)
• Ödeme şekli

Beyan

• Bilgilerin doğru olduğuna dair beyan ifadesi ve imza/kaşe

Ürün açıklaması nasıl yazılır?

Bu, evrak hazırlığının en kritik ve en çok hata yapılan kısmı.

Gümrük memuru ürününüzü görmez; yalnızca yazdığınız cümleyi okur. O cümleden ürünün ne olduğunu anlayamazsa, paketi açar. Paket açılırsa gönderi gecikir.

Formül: malzeme + ürün türü + kullanım amacı (+ gerekirse adet/ölçü)

Son satır özellikle önemli: pil içeren ürünlerde bunu belirtmek zorunludur, çünkü taşıma kuralları değişir.

Türkçe mi İngilizce mi? Varış ülkesinin gümrüğü okuyacağı için İngilizce yazın. Gerekirse iki dilde yazabilirsiniz.

Beyan değeri: ne yazılmalı?

Beyan değeri, ürünün gerçek satış bedelidir. Alıcının ödediği tutar neyse o.

Düşük beyan bir zamanlar yaygın bir pratikti; artık hem tespit edilme ihtimali çok yüksek hem de sonuçları ağır:

• 4458 sayılı Gümrük Kanunu m.234 uyarınca yanlış beyan idari para cezasına tabidir
• Geriye dönük vergi farkı ve gecikme faizi talep edilir
• Sonraki gönderileriniz sistematik kontrole alınır
• Sigorta kapsamı beyan değeriyle sınırlıdır — hasar veya kayıpta beyan ettiğiniz kadarını alırsınız

Son madde çoğu satıcının gözden kaçırdığı nokta: 200 dolarlık ürünü 40 dolar beyan ederseniz, kaybolduğunda 40 dolar alırsınız.

De minimis kalktıktan sonra evrak neden daha kritik?

ABD'nin 800 dolarlık ve AB'nin 150 euroluk muafiyetleri kalktığı için, artık her gönderi gerçek bir gümrük işleminden geçiyor. Eskiden muafiyet kapsamındaki gönderilerde evrak hataları çoğu zaman fark edilmiyordu; şimdi her beyan inceleniyor.

Özellikle AB'de bir ek boyut var: gümrük vergisi HS kodu başına alındığı için, beyanınızdaki kalem sayısı doğrudan ödediğiniz parayı belirliyor. Aynı HS koduna giren ürünleri tek satırda toplamak size doğrudan tasarruf sağlar.

• ABD de minimis muafiyeti kalktı
• AB 150 euro muafiyeti kalktı, 3 euro sabit vergi geldi

En sık yapılan 8 hata

1. Belirsiz ürün açıklaması. Gümrükte takılmanın bir numaralı sebebi.

2. HS kodunun boş bırakılması veya rastgele girilmesi. Artık vergiyi doğrudan belirleyen alan.

3. Menşe ülkesinin yanlış yazılması. Ürünü Türkiye'de üretmiyor, ithal edip yeniden satıyorsanız menşe Türkiye olmayabilir. Bu, uygulanacak tarifeyi değiştirir.

4. Alıcı telefonunun girilmemesi. Kargo şirketi alıcıya ulaşamazsa teslimat yapılamaz; gönderi depoda bekler ve iade sürecine girer.

5. Teslim şeklinin belirtilmemesi. DDP mi DAP mı belirsizse vergi kimden isteneceği netleşmez ve gönderi bekler.

6. Fatura toplamı ile beyan değerinin uyuşmaması. Gümrük bu tutarsızlığı hemen görür ve inceleme başlatır.

7. Set ürünlerin gereksiz yere ayrı kalemlere bölünmesi. AB'de her kalem ayrı 3 euro demektir.

8. Pil, sıvı, sprey içeriğinin belirtilmemesi. Taşıma kuralları açısından zorunlu bilgidir; belirtilmezse gönderi durdurulur. Bkz. yasaklı ve kısıtlı ürünler

Türkiye çıkışında: ETGB

Türkiye'den yapılan küçük hacimli ihracatlarda gümrük beyanı, ETGB (Elektronik Ticaret Gümrük Beyannamesi) ile düzenlenir. 600 kg ve 30.000 euro limitlerini aşmayan gönderilerde gümrük müşavirine gerek kalmaz; beyannameyi yetkilendirilmiş lojistik firması sizin adınıza elektronik olarak düzenler.

ETGB aynı zamanda KDV iadenizin dayanağıdır — bu yüzden bilgilerin doğru girilmesi yalnızca gümrük değil, vergi açısından da önemlidir.

Ayrıntı: Mikro ihracat ve ETGB 2026 limitleri

MoogShip'te evrak süreci

Gönderi oluştururken girdiğiniz ürün bilgileri, HS kodu, beyan değeri ve teslim şekli doğrudan gümrük beyanına ve gönderi belgelerine yansır. ETGB süreci sizin adınıza yürütülür.

Sık gönderdiğiniz ürünler için paket şablonu tanımlayabilir, alıcı bilgilerinizi kayıtlı tutabilir ve çok kalemli gönderilerinizi Excel ile toplu yükleyebilirsiniz — bu, elle giriş kaynaklı evrak hatalarını belirgin biçimde azaltır.

Sıkça Sorulan Sorular

Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki fark nedir?

Proforma fatura satış gerçekleşmeden önce düzenlenen, teklif niteliğinde bir belgedir ve muhasebe kaydı oluşturmaz. Ticari fatura ise satış sonrası düzenlenen resmî belgedir ve gümrük beyanının dayanağıdır. E-ticaret satışlarında gümrüğe sunulan belge ticari faturadır.

Gümrük beyanında ürün açıklaması nasıl yazılmalı?

Malzeme + ürün türü + kullanım amacı formülünü kullanın ve İngilizce yazın. "Hediyelik eşya" yerine "925 ayar gümüş kolye, takı, 1 adet" gibi. Ürün pil, sıvı veya sprey içeriyorsa bunu mutlaka belirtin; taşıma kuralları değişir.

Beyan değerini düşük göstermenin riski nedir?

4458 sayılı Gümrük Kanunu m.234 uyarınca idari para cezası, geriye dönük vergi farkı ve gecikme faizi doğar; gönderileriniz sistematik kontrole alınabilir. Ayrıca sigorta kapsamınız beyan değeriyle sınırlıdır — düşük beyan ettiğiniz bir ürün kaybolduğunda yalnızca beyan ettiğiniz tutarı alırsınız.

Menşe ülkesi ne yazmalıyım?

Ürünün gerçekte üretildiği ülkeyi yazmalısınız. Türkiye'de üretiyorsanız Türkiye; başka bir ülkeden ithal edip yeniden satıyorsanız o ülke. Menşe, uygulanacak tarife oranını değiştirdiği için yanlış yazılması vergi hatasına ve cezaya yol açar.

Faturayı hangi dilde hazırlamalıyım?

Varış ülkesinin gümrüğü okuyacağı için İngilizce hazırlayın. Gerekirse Türkçe ve İngilizce birlikte yazabilirsiniz. Önemli olan ürün açıklamasının gümrük memuru tarafından anlaşılabilir olması.

Set ürünlerde her parçayı ayrı kalem olarak mı yazmalıyım?

Perakende satış için birlikte paketlenmiş setler genellikle sete esas karakterini veren ürünün kodundan tek kalem olarak beyan edilebilir. Bu, AB'ye gönderilerde doğrudan tasarruf sağlar çünkü gümrük vergisi HS kodu başına alınır: 3 ayrı kalem 9 euro, tek kalem 3 euro demektir.